Vorbereitung
Agency Requests können entweder Free Line Items oder Catalog Items enthalten. Um die Catalog Items zu verwalten, muss man das Maintenance Module starten. Dann auf den TAB „Stock“ wechseln. Hier den gewünschten Katalog aufrufen. Hinweis: „Catalogs“ werden global verwaltet, d.h. jedes Schiff und Office enthält denselben Katalog. Änderungen müssen also nur einmal vorgenommen werden.
Ein neuer Katalog wird angelegt, indem man im Baum den Folder „Catalogs“ selektiert, dann über die Rechte-Maus-Taste den Button „Add“ betätigen.
Neue Catalog Items werden angelegt, indem man den gewünschten Katalog auswählt und den Button „New“ im rechten Bereich betätigt.
Name und eventuell die Description erfassen. Es kann gleich ein gewünschter Cost Account erfasst werden – dieser wird dann bei der Auswahl dieses Items mit in den Request übernommen.
Anlegen einer Agency Request
Zum Anlegen der Agency Request das Purchase Module öffnen und hier den Button „New Agency Request“ klicken. Der Button ist nur im Office sichtbar und setzt ein spezielles Nutzerrecht voraus.
Wird ein neuer Agency Request angelegt, so nimmt das System folgende Standardeinstellungen vor:
-Die Checkbox „for all items“ bezogen auf einen gemeinsamen Cost Account wird nicht aktiviert (d.h. für jedes Item wird ein separater Cost Account benötigt) und deaktiviert.
-Das Feld "Supplier Address" wurde in "Agency Address" umbenannt.
-Es kann nur zwischen folgenden Artikeln gewählt werden: "Free Line Item" oder "Catalog Items".
Nach der Bearbeitung wird die Agenturanfrage fett im Baum markiert:
Wählen Sie "Type" in der Checkbox und "Agency Requests only" werden im Baum angezeigt:
In der Dokumentenansicht gibt es einen Hinweis, dass es sich um eine "Agency Request" handelt:
